Капитальный и средний ремонт каждой машины проводят в соответствии с предварительно утвержденным графиком. На каждую машину, подлежащую очередному ремонту, заблаговременно составляют ведомость дефектов: перед проведением среднего ремонта - за 5 дней до сдачи машины в ремонт, а перед капитальным ремонтом - в ходе проведения последнего среднего ремонта; за 5 дней до начала проведения капитального ремонта ведомость окончательно уточняют. Ведомость составляют мастера цеха и ремонтно-механического отдела (РМО) с привлечением помощника мастера и работницы, работающей на машине сдаваемой в ремонт.

 В ведомость заносят: перечень механизмов и узлов, подлежащих ремонту; перечень деталей, подлежащих замене или восстановлению. Кроме того, в ведомости дается балльная оценка качества эксплуатации машин в период между двумя ремонтами.

 В ведомость дефектов для среднего ремонта вносится (особо) перечень работ, не входящих в типовой объем ремонта.

 Машины, не укомплектованные всеми деталями, узлами и механизмами, в ремонт не должны приниматься. В процессе проведения ремонта в ведомость вносят вновь обнаруженные дефекты.

 Ведомость дефектов является техническим документом, позволяющим изучать характер и причины износа механизмов, осуществлять меры по повышению, долговечности отдельных деталей и узлов, выявлять полный объем ремонтных работ и их стоимость.